SIMRS Blue Print, Bagian I (Front Office + MR)

Membangun sebuah sistem informasi rumah sakit merupakan sebuah
tantangan yang cukup berat bagi sebuah rumah sakit, ataupun bagi vendor-vendor / software house yang akan mengembangkan SIMRS.

Kunci utama dalam pengembangan SIMRS adalah “System Development Lifecycle (SDLC)”, dimana proses pengembangan SIMRS ini akan selalu mengikuti kebutuhan
dan business process di RS.

Apa itu SDLC ? :
SDLC adalah singkatan dari Systems Development Life Cycle (SDLC), SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah
dari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatan
utama, yaitu :
a. Analysis
b. Design
c. Implementation
hasil dari tahapan-tahap SDLC ini, terutama setelah tahapan analysis diharapkan akan mendapatkan suatu model aplikasi yang akan dikembangkan, atau biasa yang disebut dengan Blue Print.

Untuk itu ini sedikit sharing mengenai rancangan dasar pengembangan aplikasi Sistem Informasi Rumah Sakit (SIMRS)  yang akan dikembangkan guna memenuhi, meningkatkan dan mempermudah semua proses transaksional administrative yang berhubungan dengan pelayanan pasien sampai dengan pelayanan informasi manajemen, akuntansi dan inventory.

Moga bermanfaat
A) Modul Registrasi & Admisi
Fungsi :
Menangani dan mengotomatisasikan pelayanan pasien di unit Pendaftaran/Registrasi/Admisi

Cara kerja :
1. Petugas registrasi hanya diberi otorisasi untuk melakukan proses pendaftaran (langsung, maupun appointment), edit kunjungan, edit attribute pasien, view jadwal dokter, dan laporan-laporan yang berhubungan dengan bagiannya.
2. Supervisor di unit Registrasi bisa melakukan pembatalan registrasi pasien dengan alasan tertentu.
3. Supervisor di unit Registrasi bisa melakukan setup data yang berhubungan dengan unit registrasi, missal : data dokter, data poliklinik, pengaturan jadwal dokter, dll.

Fasilitas ;
INPUT :
1. Pendaftaran dengan menggunakan teknologi barcode Untuk pendaftaran pasien lama yang membawa kartu pasien
2. Pencatatan Nomor Medical Record secara otomatis
3. Pencatatan biodata pasien
4. Pencatatan data penanggung jawab pasien
5. Pencatatan data kunjungan pasien
6. Pencatatan pasien berdasarkan kelompok pasien (perorangan, perusahaan, dan asuransi)
7. Pencetakan Kartu Pasien dengan Barcode
8. Pencetakan Label Tracer
9. Pencetakan Label Status Pasien
10. Pencetakan Kartu Antrian
11. Pencetakan Kartu Status
12. Pencetakan Kartu Perawatan
13. View History Kunjungan Pasien
14. Edit Kunjungan Pasien Edit kunjungan jika ada kesalahan memasukkan nama dokter atau poliklinik
15. Appointment Pasien perjanjian
16. Setup Data (Dokter, Poliklinik, Pasien) Setup terhadap master data tersebut di batasi melalui user security
17. Informasi dokter yang bertugas dan tarif tindakan di unit tertentu
18. Fasilitas Merge Record pasien yang memiliki 2 atau lebih nomor medical record, nomor yang sudah tidak digunakan bisa dipakai oleh pasien lain
19. Shift Petugas

OUTPUT :
1 Laporan detail buku register detal dan summary Register kunjungan pasien per poliklinik
2 Laporan detail sensus harian
3 Laporan detail indeks kunjungan

B) Modul Billing RWJ/RWI/UGD
Fungsi :
Menangani dan mengotomatisasikan pelayanan pasien di unit Pendaftaran/Registrasi/Admisi

Cara kerja :
1. Petugas billing hanya diberi otorisasi untuk melakukan proses pencatatan transaksi, pembayaran pasien.
2. Petugas billing memvalidasi penerimaan billing per shift tugasnya, dan kemudian melaporkan hasil kerjanya kepada Supervisor Billing.
3. Supervisor di unit billing bisa melakukan pembatalan transaksi pasien dengan catatan tertentu.
4. Supervisor di unit billing bisa melakukan setup data yang berhubungan dengan unit registrasi, missal : data dokter, data poliklinik, pengaturan jadwal dokter, dll.

Fasilitas ;
Input
1. Pencatatan Tindakan / Biaya pasien
2. Pengolahan tarif berdasarkan kelompok pasien (perorangan, perusahaan, dan asuransi)
3. View Detail Transaksi berdasarkan Tanggal, Kelompok tindakan, dan penjamin.
4. View RekapTransaksi berdasarkan Tanggal, Kelompok tindakan, penjamin.
5. View History Tindakan Pasien
6. Tindakan dilakukan secara default oleh dokter yang merawat pada saat pasien itu didaftarkan
7. Edit Dokter yang merawat / yg melakukan tindakan
8. Fasilitas edit komponen harga, discount per komponen, cito per komponen
9. Fasilitas discount per item tindakan
10. Fasilitas Pembayaran (Tunai, Kredit, Campuran, Piutang pasien / penjamin, Discount Total, Pembulatan)
11. Notifikasi jika ada inputan dari unit lain (farmasi, penujang, atau masing-masing poliklinik)
12. Fasilitas pencetakan invoice
13. Pencetakan Kwitansi (tanda terima pembayaran)
14. Fasilitas pembatalan transaksi dengan catatan alasan pembatalannya (menggunakan security / password) Proses membatalkan transaksi pasien batal kunjungan, kabur,dll
15. Notifikasi tutup transaksi per pasien Notifikasi pada saat akan ditutup transaksi oleh billing jika ternyata idpasien tersebut masih digunakan di modul lain (misal : masih aktif dan dilakukan entry di farmasi, admin ruang, dll)
16. Pengaturan shift petugas billing

Output
1. Laporan detail dan summary penerimaan per shift
2. Laporan detail transaksi pendaftaran dan tindakan RWJ per shift
3. Laporan detail jasa pelayanan dokter
4. Laporan detail jasa pelayanan dokter per pasien
5. Laporan detail tagihan perusahaan dan asuransi

C) Modul Penata Rekening / Admin Ruangan
Fungsi :
Menangani dan mengotomatisasikan pelayanan pasien di unit perawatan rawat inap, menjadi sentral pengisian data transaksi di masing-masing ruangan, dan menjadi informasi pelayanan terhadap pasien.

Cara kerja :
1. Petugas admin ruangan hanya diberikan otorisasi untuk menangani pasien ditempat ia bertugas.
2. Petugas admin ruangan melakukan entry tindakan pasien secara realtime.
3. Petugas admin ruangan melakukan validasi terhadap entry tindakan setiap hari, dan melakukan posting tindakan yang sudah divalidasi ke billing dalam satu hari yang sama setelah tindakan itu dientry dan diposting.
4. Melakukan pencetakan rekap sementara pada saat pasien akan pulang (sebelum keluarga pasien turun ke bagian Billing IPD) sebagai tanda semua input sudah selesai dilakukan.

Fasilitas ;
1. Pencarian pasien hanya berdasarkan posisi dimana ia bertugas Supaya tidak mengutak-atik transaksi pasien yang bukan tanggung jawabnya
2. Pencatatan Tindakan / Biaya pasien
3. Pengolahan tarif berdasarkan kelompok pasien (perorangan, perusahaan, dan asuransi)
4. View Detail Transaksi berdasarkan Tanggal, Kelompok tindakan, dan penjamin.
5. View RekapTransaksi berdasarkan Tanggal, Kelompok tindakan, penjamin.
6. View History Tindakan Pasien
7. Tindakan dilakukan secara default oleh dokter yang merawat pada saat pasien itu didaftarkan
8. Edit Dokter yang merawat / yg melakukan tindakan
9. Fasilitas edit komponen harga, discount / cito per komponen
10. Fasilitas Posting tindakan ke billing
11. View tindakan yang sudah di posting ke billing
12. Pencetakan Rekap tagihan sementara
13. Informasi tarif, informasi dokter, dan informasi pelayanan rumah sakit lainnya.
Input

D) Modul Farmasi
Fungsi :
Menangani dan mengotomatisasikan pelayanan pasien di unit Farmasi

Cara kerja :
1. Petugas Farmasi melakukan entri penggunaan resep, retur resep, obat racikan.
2. Petugas Farmasi melakukan transaksi penjualan obat bebas (penjualan terhadap pasien luar RS)
3. Petugas Farmasi melakukan transfer tagihan resep yang sudah dientry di unit farmasi.
4. Supervisor Farmasi melaporkan transaksi penjualan obat per hari kepada Supervisor Billing.

Fasilitas ;
Input :
1. Input data obat/alkes
2. Pencatatan penjualan obat resep dan non resep
3. Pencetakan rincian biaya dan kuitansi untuk pasien berdasarkan resep
4. Penanganan resep untuk pasien Rawat Inap, Rawat Jalan ,dan UGD
5. View tarif untuk berbagai kelompok pasien (perorangan, perusahaan, maupun asuransi) dan kelas kamar (markup)
6. Penanganan berbagai tipe pembayaran (tunai/kartu kredit)
7. Terintegrasi dengan sistem billing untuk pembayaran pasien OPD, UDG, dan IPD
8. Pencatatan pengembalian obat dan penghitungannya (retur)
9. Terintegrasi dengan unit Gudang (yang menggunakan aplikasi BS1) dalam hal pengontrolan stok

Output :
1. Laporan pemakaian obat per pasien (detail, summary)
2. Laporan pemakaian obat per dokter (detail , summary)
3. Laporan pemakaiian obat per ruangan (detail , summary)
4. Laporan Resep perusahaan (Penjamin)
5. Laporan retur pasien
6. Laporan harga jual
7. Fast Moving dan Slow Moving
8. Statistik 10 besar penjualan obat
9. Laporan kunjungan pasien pada unit penunjang

E) Modul Penunjang (Laboratorium & Radiology)
Fungsi :
Menangani dan mengotomatisasikan pelayanan pasien di unit Penunjang

Cara kerja :
1. Petugas di unit penunjang melakukan tindakan penunjang.
2. Petugas di unit penunjang melakukan validasi terhadap permintaan order pemeriksaan penunjang yang dientry dari unit lain.
3. Dokter penunjang mengisi expertise hasil pemeriksaan penunjang
4. Supervisor Penunjang mengontrol semua proses yang dilakukan oleh petugas di unit penunjang.

Fasilitas ;
Input :
1. Pencatatan data kunjungan pasien
2. Pengolahan tarif untuk berbagai kelompok pasien (perorangan, perusahaan, maupun asuransi) dan kelas kamar
3. Pencetakan rincian biaya dan kuitansi
4. Integrasi tagihan dalam sistem billing pasien rumah sakit
5. Pencatatan pemeriksaan penunjang (lab/Rad)
6. Pencatatan hasil pemeriksaan dan expertise dokter penunjang
7. Integrasi hasil catatan dalam sistem rekam medis pasien
8. Pelacakan history hasil pemeriksaan pasien

Output
1. Laporan jumlah pemeriksaan per parameter
2. Laporan detail transaksi dan keuangan
3. Laporan detail transaksi per dokter dan resumenya
4. Laporan detail pasien perusahaan dan resumenya
5. Laporan kunjungan pasien pada unit penunjang

F) Modul Dokter Poliklinik
Fungsi :
Menangani dan mengotomatisasikan data-data pemeriksaan pasien di poliklinik, dan sebagai informasi history status perawatan.

Cara kerja :
1. Dokter mendapatkan informasi pasien yang berkunjung ke polikliniknya, sehingga dapat mengontrol antrian pasien.
2. Dokter mendapatkan informasi history perawatan dan keadaan pasien pada kunjungan-kunjungan sebelumnya.
3. Dokter / petugas poli mencatat / menginput anamnesa dan diagnosa hasil pemeriksaan
4. Dokter / petugas poli melakukan order pemeriksaan penunjang, dan resep.
5. Dokter mencatat / menginput tindakan-tindakan yang dilakukan di ruangan

Fasilitas ;
Input
No Check Item Fasilitas Keterangan
1. View kunjungan pasien di poliklinik, termasuk antrian pasien
2. Input Anamnesa dan diagnosa pemeriksaan
3. Fasilitas edit komponen harga, discount / cito per komponen
4. Fasilitas Posting tindakan ke billing
5. Order tindakan penunjang
6. Order resep
7. Konsul Dokter Lain
8. View resume / diagnosa dokter konsulannya
9. Integrasi hasil catatan dalam sistem rekam medis pasien
10. Pelacakan history hasil pemeriksaan pasien

Output
1. Laporan jumlah pemeriksaan
2. Laporan detail transaksi per dokter dan resumenya
3. Laporan detail pasien perusahaan dan resumenya
4. Laporan kunjungan pasien per dokter
5. Laporan komponen jasa dokter

II. Modul-Modul Back Office

A. Modul Electronic Medical Record
Fungsi :
Menangani dan mengotomatisasikan data-data diagnosa hasil pemeriksaan, penggunaan obat, tindakan penunjang dan tindakan dokter.

Cara kerja :
1. Data tindakan, penggunaan obat, dan hasil pemeriksaan penunjang diimport langsung dari tindakan yang dientry dari billing
2. Diagnosa dokter di coding menjadi kode ICD dan DTD dan kemudian di Entry di modul EMR ini.
3. Khusus pasien Rawat Inap, ada catatan untuk pasien pulang perawatan.
4. Laporan-laporan yang akan dihasilkan adalah semua laporan RL

Fasilitas ;
Input
1. Entry Diagnosa
2. Import data tindakan, obat dan pemeriksaan penunjang
3. Entry keadaan pasien pulang perawatan
4. Setup Master ICD
5. Setup Master DTD
6. Setup Master Tindakan

Output
1. Laporan RL (1, 2A, 2B, 2A1, 2B1, 2.1, 2.2, 2.3)
2. Laporan sensus harian pasien Rawat Jalan
3. Laporan Sensus per Ruangan
4. Laporan BOR, LOS, TOI
5. Laporan-laporan lainnya yang dibutuhkan oleh bagian MR

Untuk Pemilihan SIMRS yang tepat dan bisa memberikan solusi untuk jalannya operasional Rumah Sakit, Lihat postingan : Pemilihan SIMRS (berisi pengalaman dan tips-tips pemilihan SIMRS).

16 thoughts on “SIMRS Blue Print, Bagian I (Front Office + MR)

  1. Mas Firman, blognya sangat menarik, menceritakan secara rinci dan aplikatif pengalaman penerapan SIM RS. Saya akan menganjurkan mahasiswa saya untuk mengunjungi blog ini saat mengikuti perkuliahan SIM RS. Btw, dua minggu yang lalu saya ketemu pak Budi (NCI) di Aceh.
    Sukses ya…

  2. teori dan logika sistem OK, tapi jangan lupa..objek implementasi simrs adalah pegawai / manusia…jd harus diperhatikan kebiasaan / sikap / komitmen pada masing2 pegawai / manusia…karena pembuatan simrs bukan semata – mata kepentingan manajemen dan teknologi, tetapi adalah bagaimana membuat semua pegawai / manusia yang terlibat menjadi terpapar dengan ilmu…dan keterpaparan ilmu pada setiap orang adalah berbeda-beda, tergantung faktor internal dan ekternal setiap indvidu, alias perjanjian menyesuaikan program aplikasi dengan keadaan rs dapat dijadikan ukuran.

  3. Betul sekali apa yang diuraikan oleh bsans memang dalam penerapan / implementasi system informasi (tidak hanya SIMRS) pasti akan menemukan tantangan dan kendala terutama dari brainware / user / manusianya.

    Hal ini tentunya akan mempengaruhi secara langsung terhadap kinerja dan hasil yang akan dicapai dari suatu system informasi. Sebaik / semahal / se sempurna apapun jika tidak ada sinergi yang baik dari sisi brainware / user / manusia, system itu tidak akan berjalan dengan baik.

    Makanya rencananya seeh sy akan membuat artikel “Implementasi System .. antara idealisme dan kenyataan” namun belum jg neeh.. lagi rada males😀 . oke, sekali lagi makasih Mas Bsans atas masukannya.

  4. Blog ini sangat menarik dan aplikatif. Menurut saya pemahaman akan bisnis proses rumah sakit akan sangat membantu dalam pengembangan sistim informasi yang baik, dan kesempatan tersebut akan diperoleh kalau kita sudah menangani permasalahan sehari-hari dalam rumah sakit dan memadukan fakta-fakta tersebut dengan ilmu manajemen operasional, regulasi, pengawasan, teknologi informasi, dll yang harus dimiliki oleh konsultan. Sering dijumpai bahwa pengembangan SIMRS dalam suatu rumah sakit tidak terencana dengan baik karena pihak RS belum sepenuhnya memahami dan mampu menggambarkan apa yang akan terjadi setelah operasional mereka didukung SIMRS. Konsultan pengembang harus mampu menyusun SOP baru yang disepakati bersama dengan manajemen RS agar tidak terjadi kegagalan dalam implemetasi SIMRS. BTW, tulisan Mas Firman sangat aplikatif dan membantu pihak-pihak yang ingin mengembangkan SIMRS, namun saya mengusulkan agar konsep SDLCnya ditambah dengan konsep pengembangan yang berkesinambungan (Circle Lifecycle) mengingat banyaknya kasus trial & error dalam pengembangan aplikasi SIMRS akibat dari perencanaan yang minim. Salam

  5. Masalah yang sering kali dihadapi RS adalah tidak adanya kesinambungan proses bisnis antar unit kerja sehingga saat akan dirancang SIMRS jadi bingung. Banyak terdengar kegagalan saat perancangan SIMRS akibat proses bisnis yang tidak jelas.Ego masing-masing unit dengan beragam profesi masih tinggi sehingga saat akan dirangkai menajdi satu proses bisnis banyak mengalami hambatan

  6. Memang betul.. dari beberapa pengalaman implementasi di RS, memang hal ini merupakan salah satu kendala yang sering terjadi.

    Akan tetapi komponen utama sistem informasi itu kan terdiri dari : Software, Hardware, dan Brainware, nah pada komponen brainware ini terdiri dari User, EDP, dan Manajemen. Manajemen berfungsi untuk memadukan sistem (sofware), hardware, dan user (user tiap department) dimana pihak manajemen akan menyusun SOP dan keterkaitan antar departemen dalam penggunaan SIMRS ini, mengevaluasi dan mengkoordinasikan fungsi antar departemen di RS. Jika hal ini bisa terlaksana dengan baik, tentunya SIMRS akan dapat terimplementasi dengan lancar dan memberikan hasil yang maksimal bagi RS.

  7. Dalam penerapan / implementasi system informasi SIMRS, tim perencana rumah sakit biasanya hanya memikirkan bagai mana membuat software aplikasi yg baik saja.

    Padahal kunci sukses implementasi sim rs ada pada 2 faktor :
    1. Sistem aplikasi yang baik
    2. Sistem Manajemen Perubahan yang terstruktur

    Sehebat apapun sistem aplikasi, jika tidak di sertai dengan implementasi manajemen perubahan. maka tinggal menunggu berantakannya saja.

    Hampir sebagian besar vendor sim rs tidak bisa mengimplementasikan manajemen perubahan untuk mendukung implementasi sim rs nya.
    karna, yang sanggup mengimplementasikan manajemen perubahan hanya stakeholder dan manajemen rumah sakit itu sendiri.

    contoh :
    dengan implementasi modul rawat jalan dan poliklinik. maka dokter yang sebelumnya menulis resep berubah menjadi mengentri data obat di komputer.
    siapa yang sanggup memaksa dokter di rsud untuk mengentry data obat di komputer? vendor?

    Konsep manajemen perubahan :
    cara kerja manual —> cara kerja baru
    sop lama —> sop baru

    nah, hal ini lah yang tidak disiapkan sejak awal dalam implemetasi sim rs.
    banyak resistansi dari dalam lingkungan rs sendiri. mereka tidak mau merubah pola kerja lama secara manual dengan pola kerja baru dengan komputer.

    menurut data, 70 implementasi sim rs di rsud yang ada di indonesia banyak yang gagal dan hanya bisa jalan di sistem rekamedisnya saja. jarang yang berhasil sampai ke modul akutansi keuangannya.

    jika seandanya saja tim manajemen rumah sakit sudah siap dengan rencana sttrategi manajemen perubahan dalam menyikapai transisi ke sistem komputerisasi, bisa dipastikan jaminan keberhasilan impementasinya akan tinggi.

    hehe,, hanya sharing saja….

  8. blog yang sangat membantu bwt bhan kuliah nehh..

    tapi mas misalnya klo mau wawancara ma stakeholder sebaiknya gimana mas spya bsa dpet informasi yg jelas, trus nantinya bisa sesuai ama yg diinginin stakeholdernya?

    makasih mass..

  9. Nih ..informasi aplikasi SIRS yang lengkap..dan mungkin terlengkap di abad ini (blog’s Indonesia)..seandainya modul ini dapat menjadi modul standar aplikasi SIRS di RS Indonesia..mungkin kekecewaan manajemen RS dapat dikurangi
    Dibandingkan modul yang dikembangkan oleh salah satu perusahaan SW SIRS terbesar di indonesia (kurang etis kalau saya sebutkan namanya) , modul versi Mas Firman jauh lebih lengkap..(bukan gombal Mas..) dan sekarang saya juga baru belajar menulis tentang aplikasi SIRS dan permasalahannya

    • @Aksan : Ok, terima kasih mas atas comentnya,… waduh sy jadi tersanjung nih.. apa yg saya tuliskan bukan versi ideal sebetulnya ada yang lebih lengkap lagi diluaran… ya kita sama2 aja mas berbagi pengalaman. trimakasih

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s